Через Портал госуслуг работодатели и работники смогут обмениваться кадровыми документами
Возможности: с 1 сентября 2022 года Портал госуслуг можно использовать для обмена кадровыми документами в соответствии с установленными правилами, если работодатель принял решение о ведении кадрового ЭДО в своей информационной системе (при условии её взаимодействия с Порталом госуслуг).
С конца 2021 года в ТК РФ установлены правила ведения электронного кадрового документооборота. Напомним, при желании работодатель может принять решение о введении ЭДО, определив:
— информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России». Обе информационные системы будут взаимодействовать с Порталом госуслуг в порядке, который определит Правительство РФ);
— документы для ведения в электронном виде;
— работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
— срок уведомления персонала о нововведении.
Применять кадровый ЭДО можно только с письменного согласия сотрудников, за исключением новых работников, принимаемых с 2022 года, которые по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы (их согласие не требуется). Подробнее о том, как ввести кадровый ЭДО читайте в Готовом решении: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2022).
В связи с этим Правительство РФ Постановлением от 01.07.2022 N 1192 утвердило Правила взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, с Порталом госуслуг.
Правила предусматривают, что взаимодействие информационной системы работодателя и Портала госуслуг осуществляется с помощью одного из вариантов:
— типовое техническое решение, интегрированное с личным кабинетом на Портале госуслуг;
— с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия в случае, если информационная система работодателя подключена к такой системе.
Правилами установлено, что:
— работник или соискатель могут отправлять и получать документы в рамках кадрового ЭДО с работодателем из своего личного кабинета на Госуслугах при условии взаимодействия информационной системы работодателя с Порталом госуслуг;
— работодатель обязан предоставить работнику доступ к документам, подписанным в рамках кадрового ЭДО, путем их направления в личный кабинет работника или соискателя на Госуслугах при условии, что:
- работник написал заявление о выдаче таких документов путем размещения на Портале госуслуг;
- документы были подписаны в информационной системе работодателя простой электронной подписью.
При подписании кадровых электронных документов используются электронные подписи, предусмотренные ст. 22.3 ТК РФ. Какие электронные подписи используются при применении информационной системы работодателя, читайте в Готовом решении: Как организовать электронный кадровый документооборот в организации (КонсультантПлюс, 2022).
Указанные Правила начнут действовать с 1 сентября 2022 года.
Как отмечается на сайте Правительства РФ, с помощью личного кабинета соискатели и работники смогут оформлять, подписывать электронной подписью и отправлять работодателю кадровые документы.
Электронные кадровые документы будут размещаться в личном кабинете сотрудника на Портале госуслуг и храниться в информационной системе организации.
При этом даже при использовании организацией электронного документооборота работодатели и работники при желании по-прежнему могут использовать и традиционный формат предоставления бумажных документов.
На заметку: отметим, Порядок информационного взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» с иными информационными системами, в том числе с Порталом госуслуг, определен в Правилах функционирования цифровой платформы. Подробнее читайте в Статье: Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 13.05.2022 N 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (Чимидова Е.) («Нормативные акты для бухгалтера», 2022, N 11) в СПС КонсультантПлюс.
Возможности: руководство поможет работодателям сориентироваться в законодательных новшествах и не допускать нарушения требований Трудового кодекса РФ и подзаконных актов.
Роструд в приложении к Приказу от 13.05.2022 N 123 направил разъяснения обязательных требований трудового законодательства по многим вопросам. Так в 400-страничном руководстве обобщена, в частности, информация по следующим вопросам:
— Испытательный срок при приеме на работу
— Изменение трудового договора по инициативе работодателя
— Перевод на другую работу (перемещение)
— Ненормированный рабочий день
— Время отдыха (все виды перерывов, выходных, отпусков)
— Прекращение срочного трудового договора
— Расторжение трудового договора с руководителем организации
— Расторжение трудового договора в связи с прогулом работника
— Работа у индивидуального предпринимателя
— Выплаты выходных пособий при расторжении трудового договора
— Удержания из заработной платы
— Возможные случаи уменьшения заработной платы
— Привлечение работника к дисциплинарной ответственности
— Привлечение работника к материальной ответственности
— Особенности регулирования труда дистанционных работников
— Проведение инструктажей по охране труда
— Порядок введения и оплаты простоя
— Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты
— Служба охраны труда в организации
— Защита персональных данных работника
— Обязательные и допустимые условия правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
В каждом разделе ведомство обратило внимание на важные моменты применения трудового законодательства. Например:
— в части трудоустройства у СМП или ИП, ведомство напоминает, что если численность работников у предпринимателя не превышает 35 человек (а в розничной торговле и бытовым обслуживании — 20 человек) срочный трудовой договор в виде исключения из общего правила может быть заключен без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения. Также можно установить дополнительные (по сравнению с федеральными законами) основания прекращения трудового договора;
— к случаям уменьшения зарплаты без соглашения сторон относятся: невыполнение норм труда, неисполнение трудовых (служебных) обязанностей, простой, изготовление продукции, оказавшейся браком;
— по вопросу применения дисциплинарного взыскания ведомство напомнило о соблюдении сроков их применения. Дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и не позднее 6 месяцев со дня его совершения (по результатам аудиторской проверки, ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности — не позднее 2 лет со дня совершения; за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством РФ о противодействии коррупции — не позднее 3 лет со дня совершения). День обнаружения проступка — день, когда лицу, которому подчинен работник по службе, стало известно о совершении проступка. Минтруд обращает внимание, что в эти сроки не включается время отсутствия работника в связи с болезнью, пребыванием в отпуске и время, необходимое на учет мнения представительного органа, время производства по уголовному делу;
— в части привлечения работника к материальной ответственности Минтруд перечислил условия при одновременном наличии которых наступает материальная ответственность работника:
— наличие ущерба;
— наличие противоправного деяния (действия или бездействия) работника;
— наличие вины работника (в виде умысла или неосторожности);
— наличие причинной связи между противоправным деянием и возникшим ущербом.
Также ведомство обращает внимание, что при наличии одного или нескольких приведенных ниже обстоятельств материальная ответственность работника исключается:
— ущерб возник вследствие непреодолимой силы;
— ущерб возник в результате нормального хозяйственного риска;
— ущерб возник в результате совершения действий в случае крайней необходимости или необходимой обороны;
— работодателем не были исполнены обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
ЦЕНТР ОПЕРАТИВНОГО КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ ОТВЕЧАЕТ
Студент-очник трудоустраивается впервые. Что учесть при оформлении?
Возможности: при оформлении трудовых отношений со студентом очной формы обучения возможно заключение как срочного трудового договора, так и на неопределенный срок.
Риски: заключение трудового договора со студентом влечет предоставление ему ряда трудовых гарантий, в том числе установленных для лиц, проходящих обучение, а также связанных с возрастом работников.
Порядок приема на работу студента
Трудовым законодательством установлена возможность заключения со студентами очной формы обучения трудовых договоров как на неопределенный срок, так и срочных трудовых договоров на срок не более пяти лет (ч. 1 ст. 58 ТК РФ). Аспиранты и студенты, обучающиеся по очной форме, могут быть приняты на работу на полную ставку.
При оформлении трудовых отношений со студентом действует общий порядок приема на работу и подачи сведений персонифицированного учета (ст. 68 ТК РФ).
На впервые поступивших на работу работников бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся.
В случае если на студента, поступающего на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган ПФР сведения, необходимые для регистрации указанного лица (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
При заключении трудового договора студентом, успешно завершившим ученичество с работодателем, по договору с которым он проходил обучение, испытательный срок не устанавливается (ст. 207 ТК РФ). Также не устанавливается испытательный срок для лиц младше 18 лет (ч. 4 ст. 70 ТК РФ).
Трудовые гарантии, предоставляемые студентам при трудоустройстве
Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.
Студентам, обучающимся по очной форме обучения по имеющим госаккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, предоставляются следующие гарантии (ч. 2 ст. 173 ТК РФ):
- дополнительные отпуска без сохранения заработной платы:
- для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году;
- для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца;
- для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц.
Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением по не имеющим государственной аккредитации программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, устанавливаются коллективным договором или трудовым договором (ч. 6 ст. 173 ТК РФ).
Помимо этого, работодатель предоставляет дополнительные отпуска без сохранения заработной платы работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по очной форме обучения и совмещающим получение образования с работой (ч. 2 ст. 174 ТК РФ):
- для прохождения промежуточной аттестации — 10 календарных дней в учебном году;
- для прохождения государственной итоговой аттестации — до двух месяцев.
Другим видом гарантий, предоставляемых работодателем студенту, является сокращенное рабочее время (ч. 1, 4 ст. 92, ст. 94 ТК РФ).
1.Продолжительность рабочего времени не может превышать:
- 12 часов в неделю — для работников в возрасте до 16 лет;
- 17,5 часов в неделю — для работников в возрасте от 16 до 18 лет;
- 17,5 часов в неделю — для работников, являющихся инвалидами I или II группы;
- 18 часов в неделю — для работников, условия труда на рабочих местах которых отнесены к вредным условиям труда 3-й или 4-й степени или опасным условиям труда.
2.Продолжительность ежедневной работы (смены) студентов (включая лиц, получающих среднее профессиональное образование и работающих в период каникул) не может превышать:
- 4 часа — для работников в возрасте от 14 до 15 лет;
- 5 часов — для работников в возрасте от 15 до 16 лет;
- 7 часов — для работников в возрасте от 16 до 18 лет.
Не допускается привлечение к работе в ночное время, а также сверхурочной работе лиц, не достигших возраста 18 лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений, и других категорий работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 5 ст. 96, ч. 5 ст. 99 ТК РФ).
Подробнее о гарантиях и компенсациях для работающих студентов см. в Ситуации: Какие льготы положены работающим студентам? («Электронный журнал «Азбука права», 2022) в СПС КонсультантПлюс.
Дополнительно смотрите Вопрос: Какие существуют особенности заключения трудового договора с несовершеннолетним? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2022) в СПС КонсультантПлюс.
Обязательно ли в организации иметь в штате специалиста по охране труда?
Риски: в организациях, осуществляющих производственную деятельность с численностью более 50 работников, в обязательном порядке создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда.
Возможности: остальные организации имеют право выбора между службой, штатным специалистом или ГПД с физическим или юридическим лицом. В противном случае функции службы охраны труда (специалиста по охране труда) осуществляет работодатель — ИП (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник.
Статья 223 ТК РФ предписывает создавать службу охраны труда в обязательном порядке, если организация, на которой работает более 50 человек, занимается производственной деятельностью. Либо вместо службы охраны труда допускается ввести должность специалиста по охране труда (ч. 1 ст. 223 ТК РФ).
Рекомендации по структуре службы охраны труда в организации и по численности работников службы охраны труда, утверждены Приказом Минтруда России от 31.01.2022 N 37 (далее — Рекомендации). Чтобы определить численность специалистов по охране труда и структуру службы, рекомендовано исходить из возлагаемых на нее задач и функций, а также из основных должностных обязанностей работников службы (п. п. 13, 30 Рекомендаций).
В указанных Рекомендациях приведены подробный порядок определения нормативной численности работников службы охраны труда и методика расчета численности работников. Так, рекомендуемая нормативная численность работников определяется исходя из 40-часовой рабочей недели. Для расчета предлагается воспользоваться Примером.
Указанные Рекомендации не распространяются на ряд работодателей и не применяются для расчета штатной численности, в частности, специалистов по промышленной, экологической и пожарной безопасности (п. п. 1, 7 Рекомендаций).
Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. При этом, если в организации принято решение не создавать службу охраны труда и не привлекать специалиста по охране труда, имеющего соответствующее образование, то все равно необходимо обеспечить выполнение их функций. В этом случае эти функции осуществляет работодатель-ИП (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или ИП, оказывающие услуги в области охраны труда, привлекаемые работодателем по договору ГПХ (ч. 2, 3 ст. 223 ТК РФ).
Назначить ответственного за охрану труда, если в штате нет специалиста по охране труда, можно путем заключения с работником в письменной форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Для этого в трудовую функцию работника нужно добавить, в частности, обязанности в области охраны труда, ответственность за их невыполнение (ч. 2 ст. 57, ст. 72 ТК РФ). Как правило, для этого требуется изменить должностную (производственную) инструкцию. На основании допсоглашения издается приказ, которым возлагаются на работника функции по обеспечению соблюдения требований охраны труда и осуществлению контроля за их выполнением. В документе фиксируется, в частности, обязанность проводить вводный инструктаж.
Для работника, который в силу ч. 3 ст. 223 ТК РФ назначен ответственным за охрану труда, требований к квалификации, в том числе к уровню знаний, образования, в ТК РФ нет.
Вместе с тем специалисты служб охраны труда, работники, на которых работодателем возложены обязанности организации работы по охране труда, должны проходить специальное обучение по охране труда в обучающих организациях (п. п. 2.3.1, 2.3.2 Порядка обучения по охране труда, Письмо Минтруда России от 29.12.2015 N 15-2/В-5568).
Для передачи функций службы охраны труда или специалиста по охране труда другой организации или ИП нужно заключить договор ГПХ. Привлекаемые организация или ИП, оказывающие такие услуги, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ, и должны быть аккредитованы в установленном Правительством РФ порядке (ч. 2, 3 ст. 223 ТК РФ).
Правила аккредитации и Требования, которым должны соответствовать указанные организации или ИП, начнут действовать с 1 сентября 2022 года.
При необходимости можно воспользоваться услугами аккредитованных организаций из реестра, оказывающих услуги в области охраны труда. Информацию в указанный реестр вносит Минтруд России. Ознакомиться с ним можно на официальном сайте ведомства (п. п. 14, 24 Правил аккредитации организаций, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.04.2010 N 205н).
